Vamos a empezar definiendo qué es la colaboración; es aquel proceso donde se involucra el trabajo de varias personas en conjunto para conseguir un resultado muy difícil de realizar individualmente. Se aplica a distintos ámbitos y está relacionada con la cooperación y la coordinación.
Las ventajas más claras son el poder ganar tamaño y disponer de capacidades nuevas (todo evoluciona demasiado rápido como para disponer del talento interno capaz de estar a la última). También nos sirve para adquirir un mejor conocimiento del entorno empresarial y por supuesto, para aprender e innovar más rápidamente.
Las pequeñas empresas que trabajan en conjunto como parte de una comunidad más grande en lugar de intentar un éxito independiente, tienen más probabilidades de tener éxito en el largo plazo (independientemente del nivel de integración y colaboración al que lleguen)
La empresa que quiera llevar a término la colaboración deberá afrontar estos dos retos:
- entender muy bien las necesidades del usuario final y lo que valora de la empresa, por lo que debe desarrollar un plan de monitorización del entorno.
- desarrollar una nueva cultura empresarial, que permita el desarrollo de equipos abiertos y trasversales y con capacidad de tomar decisiones de manera rápida y eficiente.
Los sistemas de colaboración empresarial bien diseñados, simplifican el proceso de comunicación. Los usuarios pueden intercambiar conocimientos, crear y modificar conjuntamente documentos, interactuar entre sí en tiempo real… Una colaboración efectiva necesita que las herramientas seleccionadas sean fáciles de usar y accesibles para los usuarios.
En este sentido, podemos mencionar que la intención de Facebook es la de integrar su plataforma en la empresa y lograr así la integración con servicios de terceros. La colaboración con el uso de la tecnología es más fácil.
En la actualidad, podemos ver cómo herramientas que se desarrollaron para cubrir una necesidad de tipo social (por ejemplo, las videoconferencias o los chats) han sido adaptadas para mejorar la comunicación en los negocios. Colaborar de una manera móvil se ha convertido en una necesidad básica de cualquier empresa.
Para contar con éxito en la integración de las tecnologías de colaboración, debemos crear un perfil de la compañía que se base en el análisis de tres factores: Procesos, Tecnología y Cultura de la compañía. Esto permitirá crear unas bases sólidas para la integración de una solución de colaboración empresarial que mejore la productividad general de la empresa.
Indicar, por último, que la colaboración empresarial no es sólo producto de las herramientas tecnológicas, estas por sí solas no pueden provocar cambios en la cultura interna de la empresa. El entorno laboral debe ser un espacio de colaboración mutua.
